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communiquer à distance via un évènement virtuel

Un après le début de la pandémie de Covid-19, les contraintes sanitaires continuent de rendre l’organisation d’évènements en présentiel compliquée voire impossible. Pourtant, les entreprises ne doivent pas attendre des jours meilleurs pour communiquer avec leurs collaborateurs ou leurs clients! Si elles ne l’ont pas encore fait, il leur faut rapidement s’emparer des nouveaux canaux de communication. Organiser un évènement virtuel pour maintenir la cohésion, indiquer un cap même incertain,  et lancer une nouvelle dynamique à l’approche de la rentrée 2021.

« Vivre, c’est naviguer dans une mer d’incertitudes» rappelait récemment le sociologue Edgar Morin. A l’heure où la pandémie de coronavirus nous prive de ces moments de convivialité entre amis, collègues, parents, nous devons repenser nos schémas de vie collective, changer notre logiciel de pensée tant habitué à anticiper, prévoir, planifier. Apprendre à vivre avec l’incertitude, retrouver de l’humanité dans notre quotidien bouleversé. Pour les entreprises, cela veut dire garder le lien avec leurs collaborateurs et maintenir la cohésion. Jusqu’ici, les séminaires et conventions internes remplissaient cette fonction, ils étaient un enjeu de mobilisation, un marqueur du sentiment d’appartenance, si cher aux entreprises. Aujourd’hui, l’évènement virtuel doit devenir ce nouveau rendez-vous que l’on n’attendait pas!

Surtout : pas d’improvisation !

Un nouveau rendez-vous tout autant préparé qu’un événement traditionnel et pour lequel les codes de réussite restent inchangés ou presque : une alternance de sessions de type prises de paroles et séquences vidéos et de l’interactivité type quiz, tchat, sondages etc.

Pour arriver au même résultat qu’un événement réel, il faut, de surcroît, mener un profond travail éditorial dont le maître-mot est : adaptation. Car on ne peut évidemment pas tout dire dans un événement digital, en tous cas jamais autant que dans un événement présentiel. Il faut donc conserver uniquement les messages à forte valeur et se concentrer sur eux pour capter un auditoire forcément volatile car majoritairement constitué de télétravailleurs assis inconfortablement entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

Pour les intervenants, ce format oblige à être plus synthétique dans la forme comme dans le fond, à délivrer un message impactant en quelques dizaines de minutes voire de secondes. Un bel exercice qui sera utile également lorsque les événements physiques reprendront !

Si le contenu demande beaucoup de travail, la forme mérite aussi qu’on s’y attarde. Exemple, pour ne pas donner la sensation d’un tunnel de contenus, il peut être intéressant de recourir à une plateforme qui propose un centre de conférences virtuel avec plusieurs salles dédiés aux plénières, d’autres aux  ateliers etc. En clair, trouver des solutions pour rendre l’événement virtuel le plus proche de la réalité. Car n’oublions pas que le but est de donner au public une sensation de proximité, de communauté.

Les avantages des événements virtuels

S’il est bien pensé, bien organisé, l’événement digital peut présenter d’autres avantages que celui de se substituer à un événement physique. Premier d’entre eux : toucher un large public. Le digital fait fi des barrières géographiques et des contraintes logistiques : les participants peuvent assister à l’événement  n’importe où dans le monde et à n’importe quel moment. Conséquence directe : l’empreinte carbone de l’événement est fortement allégée ! Pas de déplacements, pas d’impression de documents de communication interne, un événement green en somme ! Enfin, organiser un événement digital c’est économiser de l’argent : moins de déplacements, moins de prestataires et une centralisation des coûts qui permet de faire des économies d’échelles. Autant de raisons de se concentrer davantage sur le contenu et pourquoi pas faire appel à un conférencier ou à un journaliste pour prendre de la hauteur et ouvrir le débat !